Komunikacja Wewnętrzna w Firmie cz. 1 – Mała Firma

Ten wpis podzielony jest na dwie części. W pierwszej omówię jak usprawniać komunikację w małej firmie do kilkunastu pracowników. W drugiej części opowiem o problemach i rozwiązaniach w komunikacji dużych firm.

Jeśli wszyscy nasi pracownicy znajdują się w obrębie jednego biura, kilku pokoi, zadanie zachowania dobrej komunikacji jest ułatwione. Wszyscy mają do siebie blisko. Informacje mogą rozchodzić się szybko i swobodnie. Jednak nawet w tak komfortowej należy uważać, aby ustrzec się przed kilkoma błędami. Zanim przedstawię dobre metody na poprawienie jakości komunikacji w małej firmie, przytoczę ciekawą historię:

Podczas prac nad Programem Apollo w NASA, budynek organizacji odwiedzało wielu dziennikarzy. Jeden z nich zapytał sprzątacza, czym się zajmuje:

„Pomagam wysłać człowieka na księżyc.”

Bez zawahania odpowiedział sprzątacz.

lądowanie na księżycu

Ten sukces nie byłby możliwy, gdyby nie praca tysięcy zwykłych ludzi, którzy z pasją wykonywali swoje codzienne obowiązki

Tego typu postawa powinna być Świętym Graalem każdego managera. Pracownik znał swoje obowiązki, ale też rozumiał i miał wiedzę o tym, czym zajmuje się organizacja, której część stanowił. Widział głębszy cel i misję, która przyświecała wszystkim pracownikom. Nie tylko kosmonauta, inżynier, technik, ale też sprzątacz, księgowy – wszyscy oni wykonując swoją codzienną pracę, przyczyniali się do osiągnięcia celu, jakim było lądowanie człowieka na księżycu. Dlatego tak ważna jest komunikacja, aby pracownicy mieli wiedzę o tym, że wykonując swoje zadanie, przyczyniają się do czegoś większego, bardziej wartościowego.

Jak można usprawnić komunikację w małej firmie:

  1. Poranne krótkie standing meetings – To bardzo prosta i skuteczna metoda. Każdy dzień rozpoczyna się od bardzo krótkiego spotkania na stojąco. W kilka minut każdy mówi o najważniejszych rzeczach, jakie ma dzisiaj do zrobienia. Spotkanie nie przeciąga się, wymieniane są tylko najważniejsze wiadomości, a dzięki temu, że jest na stojąco, może odbyć się też w kuchni przy kawie. Takie spotkania nie powinny trwać dłużej niż 5 minut. To też dobra okazja, do przekazania szybkich i najważniejszych komunikatów.
  2. Jednolita metoda komunikacji – Wiadomości email są powszechnym standardem. Dodatkowo, pracownicy porozumiewają się też z pomocą prostych i szybkich komunikatorów. Takich jak Skype, Facebook Messenger i wiele innych. Ustalcie jeden, obowiązujący wszystkich komunikator. Niech na ścianie pojawi się lista nazw użytkowników wszystkich pracowników. W ten sposób każda nowa osoba, która pojawi się w firmie, szybko stworzy listę kontaktów, wdroży się i będzie sprawnie komunikować z resztą. Nie może być tak, że połowa pracowników korzysta z jednego komunikatora, a reszta z czegoś zupełnie innego. To zaburzy wygodę, utrudni im wymianę informacji, wprowadzi niepotrzebny chaos.
  3. Cotygodniowe spotkania podsumowujące – Na pewno dobrze znana forma tym, którzy pracują w systemie SCRUM czy w Agile ogółem. Na początku każdego tygodnia organizuje się spotkanie, na którym podsumowujemy to, co zostało zrealizowane w poprzednim tygodniu. Jednocześnie wyznacza się zadania na bieżący tydzień. To dobra metoda, która daje też pracownikom komfort psychiczny. Wiedzą dokładnie, co jest jeszcze do zrobienia. Precyzyjnie zarządzają swoim czasem. Mają okazję dokładniej dowiedzieć się, czym zajmują się inni. Pozostawia też sporo wolności na własną organizację czasu pracy.
  4. Atmosfera swobody w firmie – Trzeba zadbać, aby pracownicy mieli świadomość, że mogą swobodnie powiedzieć, co myślą. Mają możliwość wzięcia udziału nawet w tych częściach projektu, które nie dotyczą bezpośrednio ich zakresu obowiązków. Mogą przedstawiać swoje pomysły, a jeśli są dobre, podjąć się ich realizacji. Częste rozmowy z pracownikami różnych szczebli mogą pomóc wyłowić prawdziwą gwiazdę. Kogoś, kto potrafi rozwiązać każdy problem. Może się okazać, że dotychczas cichy księgowy jest najbardziej kreatywną osobą w firmie, a jego pomysły na kampanie daleko wykraczają poza oferty agencji marketingowej, z której korzystasz.
  5. Zróbcie coś razem – Od czasu do czasu, nie za często. Zorganizujcie aktywny wieczór. Może to być paintball, siatkówka w wynajętej hali, czy chociaż wspólne wyjście na piwo. W luźnej atmosferze poznacie się lepiej, zaprzyjaźnicie. To ułatwi wspólną pracę. Zespół będzie bardziej zgrany. W grach zespołowych szybko wyłonią się potencjalni liderzy, a ludzie nabiorą do siebie zaufania.

Dodatkowo, jeśli w Twojej firmie praktykuje się pracę zdalną, nie zwalnia to nikogo z dbałości o dobrą komunikację. Jeśli Twój grafik pracuje zdalnie, zwłaszcza na początku Waszej współpracy, nie czekaj do ostatniego dnia wytyczonego czasu realizacji projektu. Konsultujcie się  w trakcie, analizujcie kolejne etapy. Im szybciej wyłapiecie różnice w Waszej wizji, tym łatwiej uniknąć rozczarowania, a sam projekt będzie spójny i zrealizowany zgodnie z założeniami.

Na zakończenie, praca w niewielkiej grupie niesie ze sobą wiele zalet. Małe firmy są bardziej elastyczne, mogą szybciej reagować na zmiany. Wykorzystaj tę przewagę! Nie zmarnuj potencjału zwartej, zgranej grupy. Nie raz już udowodniono, że mniejsza grupa, może osiągnąć więcej i w krótszym czasie w porównaniu do dużego zespołu, który nie potrafi się ze sobą porozumiewać.