W moim poprzednim wpisie opowiadałem o tym, jak można usprawnić komunikację w mniejszej firmie. Dla dużych korporacji, gdzie pracuje kilkadziesiąt, kilkaset, a czasem nawet kilka tysięcy osób, problem dobrej komunikacji jest niezwykle istotny. A błędy popełniane na tej płaszczyźnie mogą przekładać się na straty idące w miliony.
Firma Sony, gigantyczna korporacja o światowym zasięgu, zbudowała z czasem kulturę silosów komunikacyjnych. Sprawiło to, że odrębne zespoły w różnych miejscach globu, pracowały nad dokładnie tym samym projektem. Zdarzało się też, że np. dopiero po roku czasu od rozpoczęcia prac, dowiadywali się, że inny zespół również realizuje ten sam projekt. Wtedy, zamiast połączyć siły i realizować dany projekt razem, skorzystać z wewnętrznego know how, efektu synergii, rozpoczynała się rywalizacja. Dwa niezależne zespoły walczyły ze sobą wewnątrz firmy, o to który projekt będzie lepszy. Trudno wyobrazić sobie gorszą sytuację komunikacyjną w firmie, gdzie jej pracownicy zamiast pracować razem ku realizacji wspólnego celu, walczą ze sobą przepalając środki budżetowe na marne. Nie trzeba sięgać aż do Japonii, aby pokazać kilka przykładów problemów komunikacyjnych. W wielu większych korporacjach trwają odwieczne tarcia pomiędzy chociażby działem Sprzedaży, a działem Marketingu.
O ile powoli rozwijające się firmy, dojrzewające z czasem, stopniowo same tworzą struktury komunikacji, które najbardziej odpowiadają wewnętrznej kulturze korporacji. O tyle te, które rosną gwałtownie, często próbują na siłę utrzymać atmosferę i zasady obowiązujące w małych przedsiębiorstwach, gdzie pracowało kilkanaście osób. Tworzy się w ten sposób istny komunikacyjny chaos, rozmywają się podziały obowiązków i odpowiedzialności, a po latach może okazać się, że w firmie są stanowiska całkowicie oderwane od reszty zespołu. Ludzie, do których nie spływają żadne zadania do realizacji, albo całe działy w firmie, które nigdy nie rozmawiają ze sobą i nie wymieniają informacji. Obserwowałem, a nawet doświadczałem takich sytuacji, współpracując z wieloma korporacjami na przestrzeni lat. Czasami dobry i świeży pomysł, zanim trafił do właściwej osoby, został zmielony przez wiry komunikacyjne w korporacji. Zatrzymywał się na całe miesiące na poszczególnych szczeblach. Gdy wreszcie doczekał realizacji, był już przestarzały, albo odarty z najważniejszej, kluczowej zalety, która przyświecała mu na samym początku. Tutaj przewagę mają małe startupy, które działąją bardziej elastycznie i potrafią szybko wdrożyć swoje idee. Dobrze zorganizowana struktura komunikacji w dużej firmie pozwala lepiej wykorzystać przewagę technologiczną, budżetową, przewagę marki w realizacji innowacyjnych projektów. Bezwładność komunikacyjna powoduje, że duże firmy mimo tych wszystkich przewag, są w tyle za małymi graczami na rynku.
Aby poprawić działanie komunikacji wewnątrz dużych firm i wystrzec się częstych błędów, warto skorzystać z dedykowanych narzędzi. Opracowano ich naprawdę sporo, natomiast ja polecam:
Yammer – Najpierw stworzony przez niezależną firmę, a następnie wykupiony przez Microsoft i wdrożony do pakietu Office. Bardzo wydajne narzędzie, które najłatwiej porównać do Facebooka. Oferuje szerokie możliwości komunikacji, wymiany informacji, plików, działania na plikach takie jak komentowanie, kolaborację i wiele innych. Pozwala na tworzenie grup. To narzędzie jest wykorzystywane tak przez mniejsze firmy jak i przez ogromne korporacje działające w wielu krajach. Deloitte, które chętnie opowiada o tym jak firma korzysta z Yammera, przyznało, że usługa ta uchroniła ich od buntu w firmie! Dzięki prostszej komunikacji i braku barier, udało się rozwiązać napięcia, które gdyby eskalowały, mogły doprowadzić do wewnętrznego podziału w strukturach firmy.
Slack – Na pierwszy rzut oka może wydawać się prostym sposobem na czat, czy rozmowy. Ale biorąc pod uwagę jego rozbudowane funkcje, doskonałą wyszukiwarkę, możliwość tagowania, tworzenia kanałów, oznaczania użytkowników, dodawania załączników – staje się kombajnem do komunikacji w firmach dowolnej wielkości. Jego dostępność na niemal wszystkich platformach, w tym na smartfonach i jako aplikacja webowa pozwala na szybkie i sprawne wdrożenie go w dowolnej firmie.
Zwłaszcza młode korporacje, powinny szybko zadbać o wdrożenie standardów komunikacji. Jasne zasady, przejrzystość i otwartość to podstawa, która ułatwia komunikację. Pracownik musi szybko poznać wszystkich, do których może się zwrócić. Nikogo nie powinno się zostawiać samemu sobie przy biurku. Wdrożenie takiej osoby, poznanie współpracowników, czy osób z innych działów, samodzielnie – może zająć nawet kilka miesięcy. Ważna jest tutaj rola pracowników kadr, którzy powinni dbać o szkolenia komunikacyjne dla pracowników, a zwłaszcza dla kadry kierowniczej, która swoim przykładem powinna wskazywać na to, jak wygląda komunikacja w firmie. Ryba psuje się od głowy, a dobry przykład też często idzie z góry. Warto jest stworzyć atmosferę, w której pracownik wie, że może zwrócić się ze wszystkim do niemal każdego. Bez zbędnych ograniczeń, sztucznych blokad komunikacyjnych, czy kłopotliwych konwenansów i formalności.
Spójna komunikacja to też element, o którym managerowie każdego działu powinni wiedzieć i otrzymać stosowne przeszkolenie. Niedopuszczalne jest, aby każdy dział miał swoje własne standardy komunikacyjne. Dzięki spójności, pracownicy łatwo odnajdą się nawet po zmianie stanowiska, czy działu.
I chociaż rozwarstwiania firmy (dzielenia jej na poszczególne działy) nie zawsze da się uniknąć, dobrze jest dbać o tworzenie zespołów, których członkowie są częścią różnych departamentów. Przynajmniej do realizacji poszczególnych projektów.
Jak jest w Twojej firmie? Jakie rozwiązania w komunikacji wdrożono? Jak się sprawdzają?
