Ostatnio pisałem o wiodących trendach na 2016 rok. Jednym z nich jest praca zdalna, która zyskuje na popularności. Wielu menadżerów zastanawia się jak zarządzać takimi pracownikami. Jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy stacjonarnej i kierowanie wirtualnym zespołem jest dla Ciebie problemem, przeczytaj moje wskazówki.
1. Miej czas na krótkie rozmowy. Kiedy rozmawiasz z pracownikiem zdalnym, zazwyczaj mówisz mu tylko co musi zrobić i na tym kończysz Waszą rozmowę, wracasz do swoich zajęć. Jeśli masz coś do zrobienia „na wczoraj”, jakąś inną pilną sprawę, czy ważne spotkanie takie zachowanie jest jak najbardziej na miejscu. Jednak kiedy Twoje rozmowy z pracownikami zdalnymi zawsze tak wyglądają – krótko i na temat – naprawdę brakuje Ci sporo do dobrego zarządzania. Powinieneś budować relacje i porozumienie z każdym członkiem Twojego zespołu. Musisz dobrze poznać swoich pracowników. Zapytaj czym się interesują, czy mają rodzinę albo skąd pochodzą. Twoje zainteresowanie jest ważne dla nich, a Ty z kolei możesz zrozumieć ich motywację.
2. Jeśli możesz, korzystaj z video. Kiedy nie widujesz kogoś codziennie w biurze, nie jesteś w stanie „dostrzec” jego reakcji na jakieś informacje. Widząc kogoś na żywo możesz ocenić jego nastrój, opinię, czy nastawienie do sprawy na podstawie gestów, czy mimiki twarzy. Rozmowa na czacie, albo przez telefon nie daje Ci takiej możliwości. Dlatego korzystaj z rozmów video tak często, jak możesz. Tym bardziej, że istnieje wiele narzędzi, które pozwalają swobodnie rozmawiać.
Celem wielu liderów jest sprawić, by ludzie mieli o nich jak najlepsze zdanie. Celem wielkiego lidera jest sprawić, by ludzie lepiej myśleli o sobie.
C. Northcutt
3. Dłuższe rozmowy też są ważne. Skoro nie widzisz się z pracownikiem w biurze, nie budujecie naturalnego porozumienia i nie rozmawiacie o szczegółach, wskazówkach bezpośrednio, planuj regularne rozmowy na osobności. Jeśli będziesz zapominał o włączeniu dostępności na Skypie albo Slacku, nici z Twojej polityki „otwartych drzwi” – pracownik nie będzie wiedział, kiedy może się z Tobą skonsultować. Najlepszym wyjściem jest poświęcić pracownikowi zdalnemu jedną godzinę tygodniowo na rozmowy o szczegółach projektów i jego zadań.
4. Nigdy nie odwołuj tych rozmów. Oczywiście Twój pracownik zapewni Cię, że nie ma problemu, ale takie zachowanie to najszybsza droga do nieporozumień i sporów. Pracowników zdalnych omija bardzo dużo rzeczy dziejących się w biurze, m.in. informacje, które rozchodzą się naturalnie po całej firmie. Twoje rozmowy są okazją do nadrobienia wiadomości o tym co się dzieje, jakie są plany na przyszłe tygodnie itd, pracownik czuje się wtedy częścią zespołu, dlatego nie możesz ich pomijać. Jeśli naprawdę nie możesz rozmawiać w umówionym czasie, nie odwołuj spotkania, tylko je przełóż na inny termin.
5. Komunikacja przede wszystkim. Naucz swój zespół korzystania z komunikatorów – np. Skype. Często zdarza się, że rozmawiasz z kimś i mówisz „W tym projekcie najlepiej się sprawdzi Tomek”. Kiedy Tomek jest w biurze, to nie ma problemu – po prostu prosisz go o dołączenie do spotkania. Natomiast kiedy Tomek pracuje zdalnie, zapominasz o całej sprawie, na czym obie strony tracą. Jako lider, powinieneś dać przykład. Postaraj się, aby Twój pracownik znalazł się na spotkaniu np. tworząc wideokonferencję.
6. Nie zapominaj o ścieżce kariery. Pracownicy zdalni też mają swoje aspiracje i cele, o czym ich szefowie często zapominają. Mając godzinę tygodniowo możesz dowiedzieć się w jakim kierunku Twój pracownik chce się rozwijać i pamiętać o tym przy planowaniu przyszłych obowiązków.
7. Jeśli jest taka możliwość – spotykajcie się raz na jakiś czas. Organizuj dla swojego zespołu wspólne wyjścia integracyjne, aby pracownicy mogli się poznać i porozmawiać na żywo, a nie tylko przez e-mail. Dużo łatwiej wtedy o dobrą współpracę pomiędzy ludźmi.
Menedżerowie muszą być nie tylko decydentami, lecz także inspiratorami zdolnymi do motywowania ludzi.
Lee Iacocca
Jakie problemy może stwarzać praca zdalna? Przede wszystkim chodzi o narzędzia ułatwiające kontakty i usprawniające pracę. Rozwój technologii sprzyja pracy zdalnej – powstało wiele komunikatorów, programów do zarządzania projektami, rozdzielania zadań, porządkowania informacji, które pomagają w pracy. Musisz wybrać te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby Waszego zespołu. Kolejny problem stanowi delegowanie zadań. Jako menadżer musisz precyzyjnie i zrozumiale formułować obowiązki, przekazać Twoje oczekiwania aby uniknąć nieporozumień. Trudność w pracy zdalnej stanowi też motywowanie pracowników. Jedyną receptą na to jest dawać uczciwy feedback. Pochwal pracownika jeśli na to zasłużył, na pewno będzie z satysfakcją wykonywał kolejne polecenia.