Jak efektywnie korzystać ze smartfona w pracy managera?

Jak efektywnie korzystać ze smartfona w pracy managera?

Każdego dnia pojawiają się setki nowych aplikacji na smartfony. Część z nich ma nam pomagać w pracy. Porządkować zadania, przypominać o najważniejszych wydarzeniach, zwiększać efektywność. Często jednak tak się nie dzieje, a dodatkowe aplikacje, do których trzeba wprowadzać informacje, tylko nas spowalniają. Czasem samo działanie aplikacji, lub jej niska ergonomia powoduje, że korzystanie z niej to pasmo cierpień. Wzrastająca mobilność pracy sprawia, że smartfon staje się kluczowym narzędziem i jego jakość bywa ważniejsza niż to, jakiego laptopa używamy.

smartfon2

Temat korzystania ze smartfona w pracy jest bardzo obszerny, dlatego w tym pierwszym wpisie przedstawię najważniejsze funkcje, które powinien mieć Twój telefon, aby zwiększał efektywność pracy.

Kalendarz – Twój kalendarz musi być w pełni zsynchronizowany z kalendarzem, którego używasz na komputerze. Wszystkie spotkania i wydarzenia w nim zapisywane muszą być szybko dostępne. Wybierz taki kalendarz, który działa szybko, możesz go łatwo synchronizować, ustawić przypomnienia wydarzeń oraz wspołdzielić je z innymi pracownikami. Ciężko przecenić tę funkcję, ponieważ to ona sprawia, że to Ty zarządzasz swoim czasem, a nie on Tobą.

Poczta – Aplikacja do obsługi poczty musi działać bardzo szybko. Wyświetlać powiadomienia o nadejściu nowej wiadomości email. W powiadomieniach powinny też pojawiać się informacje o tym, od kogo jest email i temat wiadomości. Obsługa musi być na tyle wygodna, aby możliwe było szybkie sprawdzenie poczty, przeczytanie wiadomości, napisanie krótkiej odpowiedzi, czy przeniesienie wiadomości do odpowiedniego katalogu. Jeśli aplikacja pocztowa nie obsługuje tego sama, często można zainstalować dodatkowe wtyczki obsługujące wyświetlanie i edycję załączników. Musisz mieć możliwość przeglądania wszystkich popularnych rodzajów plików z poziomu smartfona. Najważniejsze to pliki .pdf oraz dokumenty formatów dostępnych w pakiecie Office.

Jakość rozmowy – Nie zapominaj, że smartfon to też telefon, jako manager, będziesz dzwonić i odbierać bardzo wiele telefonów. Nie ignoruj tej funkcji, jeśli masz możliwość wyboru własnego telefonu, zadbaj aby jakość dźwięku i mikrofonu były jak najlepsze. To niezwykle ważne, aby rozumieć i wyraźnie słyszeć swojego rozmówcę. Jeśli masz taką możliwość, wybierz taką sieć, która ma dobre zasięgi w miejscach, gdzie najczęściej się znajdujesz. Niestety zazwyczaj wybór sieci obsługującej firmę to długi i złożony proces, gdzie umowy podpisywane są po skomplikowanych negocjacjach, w których zasięg sieci rzadko bywa ważnym czynnikiem przy wyborze operatora. Przy okazji tematu rozmów telefonicznych, warto też zwrócić uwagę na to, czy Twój telefon pozwala Ci na wykonanie telekonferencji. Połączenia się z kilkoma osobami jednocześnie i prowadzenia wspólnej rozmowy w trybie głośnomówiącym. Czasem nie ma innej możliwości i konieczne jest zrobienie szybkiej telekonferencji kilku osób rozlokowanych w odległych miejscach. Ta funkcja przyda Ci się wielokrotnie.

Lista To Do – Dobra lista To Do powinna przede wszystkim otwierać się natychmiast po dotknięciu ikony aplikacji. Jeśli będzie działać wolno, nie będziesz z niej korzystać. Niezależnie od wszystkich jej zalet. Następne funkcje, które są niezwykle istotne to grupowanie zadań, na przykład na te do zrobienia dzisiaj, w tym tygodniu, czy pogrupowanie ich pod projekty, które prowadzisz. Zwróć uwagę na dostęp do tej samej listy, którą stworzysz w aplikacji, z poziomu przeglądarki WWW. Opcje taką oferuje chociażby Wunderlist. Pozwala on też współdzielić poszczególne listy To Do z innymi pracownikami.

Aparat fotograficzny – W dobie Internetu szerokopasmowego, powszechnego dostępu do sieci Wi-Fi i szybkiego internetu mobilnego, możliwość robienia dobrej jakości zdjęć, a następnie natychmiastowe ich wysyłanie w dowolne miejsce, jest wielką zaletą i ułatwieniem w codziennej pracy. Myśl graficznie. Wielokrotnie, to co w rozmowie telefonicznej trzeba opisywać przez kilka minut, można pokazać wysyłając jedno zdjęcie. Okazji i powodu, aby zrobić zdjęcie jest mnóstwo każdego dnia. Nie można tej funkcji przecenić. Twój telefon musi robić dobre, a przede wszystkim wyraźne zdjęcia. Musi szybko i sprawnie łapać ostrość na wybranym obiekcie. Robić czytelne i nierozmyte zdjęcia nawet w trudnych warunkach oświetleniowych, w pomieszczeniach, przy sztucznym świetle. Estetyka zdjęć nie jest aż tak ważna, ponieważ w codziennej pracy będzie Ci zależeć, aby utrwalić i przekazać informacje w formie zdjęć. Możesz w ten sposób utrwalić dane zapisane na tablicy, zrobić zdjęcie wizytówki, programu konferencji, interesującego produktu na targach. W zależności od charakteru pracy, możliwości jest mnóstwo i są bardzo zróżnicowane. Chociaż kody QR nie przyjęły się tak bardzo, jak wiele osób mogło się tego spodziewać, to wciąż możliwość zeskanowania kodu z pomocą aparatu może okazać się bardzo przydatna. Kody kreskowe i inne również można skanować z pomocą aparatu. Zazwyczaj potrzebne są do tego też specjalne aplikacje, które je obsługują.

Warto zwrócić uwagę na funkcje, które wymieniłem, już w momencie wyboru modelu smartfona. Zamiast później próbować kompensować jego niedostatki odpowiednimi aplikacjami, łatwiej jest wybrać taki aparat, który ma dobrze rozwinięte aplikacje podstawowe i dobrze się sprawdza w codziennej pracy.