Komunikacja jest podstawową częścią naszego życia. Powstają coraz nowsze technologie usprawniające komunikację, jednak jest to obszar, który wciąż stanowi wyzwanie dla niektórych firm.
Badania firmy About.com z 2014 roku pokazały, że trzy główne powody dlaczego ludzie nie lubią swojej pracy są związane z komunikacją. Największymi problemami są słaba ogólna komunikacja lub zmiany, które nie są dobrze lub wcale komunikowane.
Kto mówi językiem niezrozumiałym dla nikogo poza nim, nie mówi w ogóle. Mówić, to mówić do kogoś.
Hans Georg Gadamer
Słaba komunikacja, czy też nieporozumienia z nią związane są powszechnym problemem. Zobaczmy dlaczego tak jest:
1. Zła komunikacja, czy też jej brak prowadzi do powstawania plotek, pogłosek, podejrzeń, czy nawet urazy. Kiedy ludzie nie wiedzą co się dzieje, sami próbują sobie to dopowiedzieć. Często zakładają najgorsze i pesymistyczne scenariusze. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że kiedy do firmy przyjeżdżają właściciele, wszyscy podejrzewają, że szykują się zwolnienia, nawet jeśli nie ma co do tego podstaw.
2. Brak komunikacji = spadek produktywności. Jak pracownicy mają skończyć pracę, skoro nie wiedzą dokładnie jakie zadania mają zrobić albo w jakim celu tym mają się zająć? Marnują czas na zastanawianiu się, co mają w danej chwili robić i jak bardzo mają się zaangażować w zadanie. Wydajność wymaga jasnego planu – poczucie co robić i kiedy, nie mówiąc już o tym jak i dlaczego.
3. Rodzi niepewność i wątpliwości. Pracownicy mogą zacząć kwestionować swoją pracę, obowiązki, ich pozycje w firmie, a nawet własną wartość. Brak komunikacji zaburza pewność siebie i podnosi stres. Jeśli nie czują wsparcia, muszą się domyślać, co ma na myśli ich menadżer, nie będą odnosić sukcesów. Najlepszym sposobem aby rozwiać wszelkie wątpliwości jest otwarta komunikacja.
4. Prowadzi do gorszej obsługi klienta. Nieporozumienia w komunikacji nie tylko wpływają na produktywność pracowników, zespołów. Kiedy problemy komunikacyjne docierają do klientów firmy, sprawa jest już bardzo poważna. Jak firma nie działa płynnie, nie trzeba długo czekać aby to wpłynęło na jej funkcjonowanie. Klienci nie otrzymują swoich zamówień na czas albo mają jakąś sprawę do załatwienia, a są odsyłani od działu do działu, bo nikt nie potrafi się zająć danym problemem. Sprawna komunikacja pozwoliłaby uniknąć wielu błędów. A jeśli już do nich dochodzi, jasna komunikacja pozwala je szybko i skutecznie rozwiązać. Wiadomo, klient, który uzyskał pozytywną reklamację, czy rozwiązanie problemu docenia starania firmy i jest wobec niej jeszcze bardziej lojalny.
Umiejętność komunikowania się, stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny.
John D. Rockefeller
5. Większa rotacja pracowników. Jeśli pracownik czuje się nieszczęśliwy, zastanawia się nad odejściem z firmy, przejściem do konkurencji. Niepewność i wątpliwości, słaba wydajność, tworzące się plotki sprawiają, że pracownik nie czuje się zaangażowany i usatysfakcjonowany z pracy. Nie czuje się dumny z tego co robi. I wtedy postanawia odejść.
Co mogą zrobić firmy, aby upewnić się, że pracownicy słuchają, rozumieją i podejmują właściwe działania? Otwarta i zgodna komunikacja jest rozwiązaniem. Trzeba zmierzyć się z problemami i barierami w komunikacji. Pracownicy muszą mieć dokładną instrukcję, co robić, w jaki sposób i w jakim celu.
Jedynym sposobem wywarcia wpływu na drugiego człowieka jest rozmowa o jego pragnieniach i pokazanie mu, jak je może spełnić.
Dale Carnegie
Jeśli chcesz aby pracownicy w pełni zaangażowali się w projekt, zostaw im trochę swobody, aby mogli się wykazać. Nigdy nie zakładaj, że wiesz co Twoi pracownicy myślą. Niech Ci powiedzą sami. Pozwól im wyrazić zdanie przy podejmowaniu jakiejś decyzji. Bądź otwarty na nowe pomysły. Nie bój się dyskusji. Coraz więcej menadżerów zachęca swoich pracowników do niezgadzania się z nimi, najlepiej na forum firmy.
Jeśli zostawisz pole do interpretacji, to właśnie ją dostaniesz. I tak jak już wcześniej wspomniałem, niejasność i niepewność mogą łatwo doprowadzić do plotek. Dlatego tak ważne jest, aby wyrażać się prosto, jasno i szczerze, bez względu na to, czy wiadomość jest zła czy dobra. Uwierzcie, nieprawidłowe przekazanie złych informacji jest jeszcze gorsze.
Pracownicy nowoczesnych firm są chętni do czynnego udziału w życiu organizacji. Jasny przekaz w komunikacji jest kluczem do sukcesu.