Ostatnio pisałem o wiodących trendach na 2016 rok. Jednym z nich jest praca zdalna, która zyskuje na popularności. Wielu menadżerów zastanawia się jak zarządzać takimi pracownikami. Jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy stacjonarnej i kierowanie wirtualnym zespołem jest dla Ciebie problemem, przeczytaj moje wskazówki.
1. Miej czas na krótkie rozmowy. Kiedy rozmawiasz z pracownikiem zdalnym, zazwyczaj mówisz mu tylko co musi zrobić i na tym kończysz Waszą rozmowę, wracasz do swoich zajęć. Jeśli masz coś do zrobienia „na wczoraj”, jakąś inną pilną sprawę, czy ważne spotkanie takie zachowanie jest jak najbardziej na miejscu. Jednak kiedy Twoje rozmowy z pracownikami zdalnymi zawsze tak wyglądają – krótko i na temat – naprawdę brakuje Ci sporo do dobrego zarządzania. Powinieneś budować relacje i porozumienie z każdym członkiem Twojego zespołu. Musisz dobrze poznać swoich pracowników. Zapytaj czym się interesują, czy mają rodzinę albo skąd pochodzą. Twoje zainteresowanie jest ważne dla nich, a Ty z kolei możesz zrozumieć ich motywację.
2. Jeśli możesz, korzystaj z video. Kiedy nie widujesz kogoś codziennie w biurze, nie jesteś w stanie „dostrzec” jego reakcji na jakieś informacje. Widząc kogoś na żywo możesz ocenić jego nastrój, opinię, czy nastawienie do sprawy na podstawie gestów, czy mimiki twarzy. Rozmowa na czacie, albo przez telefon nie daje Ci takiej możliwości. Dlatego korzystaj z rozmów video tak często, jak możesz. Tym bardziej, że istnieje wiele narzędzi, które pozwalają swobodnie rozmawiać.
Celem wielu liderów jest sprawić, by ludzie mieli o nich jak najlepsze zdanie. Celem wielkiego lidera jest sprawić, by ludzie lepiej myśleli o sobie.
C. Northcutt
3. Dłuższe rozmowy też są ważne. Skoro nie widzisz się z pracownikiem w biurze, nie budujecie naturalnego porozumienia i nie rozmawiacie o szczegółach, wskazówkach bezpośrednio, planuj regularne rozmowy na osobności. Jeśli będziesz zapominał o włączeniu dostępności na Skypie albo Slacku, nici z Twojej polityki „otwartych drzwi” – pracownik nie będzie wiedział, kiedy może się z Tobą skonsultować. Najlepszym wyjściem jest poświęcić pracownikowi zdalnemu jedną godzinę tygodniowo na rozmowy o szczegółach projektów i jego zadań.
4. Nigdy nie odwołuj tych rozmów. Oczywiście Twój pracownik zapewni Cię, że nie ma problemu, ale takie zachowanie to najszybsza droga do nieporozumień i sporów. Pracowników zdalnych omija bardzo dużo rzeczy dziejących się w biurze, m.in. informacje, które rozchodzą się naturalnie po całej firmie. Twoje rozmowy są okazją do nadrobienia wiadomości o tym co się dzieje, jakie są plany na przyszłe tygodnie itd, pracownik czuje się wtedy częścią zespołu, dlatego nie możesz ich pomijać. Jeśli naprawdę nie możesz rozmawiać w umówionym czasie, nie odwołuj spotkania, tylko je przełóż na inny termin.
5. Komunikacja przede wszystkim. Naucz swój zespół korzystania z komunikatorów – np. Skype. Często zdarza się, że rozmawiasz z kimś i mówisz „W tym projekcie najlepiej się sprawdzi Tomek”. Kiedy Tomek jest w biurze, to nie ma problemu – po prostu prosisz go o dołączenie do spotkania. Natomiast kiedy Tomek pracuje zdalnie, zapominasz o całej sprawie, na czym obie strony tracą. Jako lider, powinieneś dać przykład. Postaraj się, aby Twój pracownik znalazł się na spotkaniu np. tworząc wideokonferencję.
6. Nie zapominaj o ścieżce kariery. Pracownicy zdalni też mają swoje aspiracje i cele, o czym ich szefowie często zapominają. Mając godzinę tygodniowo możesz dowiedzieć się w jakim kierunku Twój pracownik chce się rozwijać i pamiętać o tym przy planowaniu przyszłych obowiązków.
7. Jeśli jest taka możliwość – spotykajcie się raz na jakiś czas. Organizuj dla swojego zespołu wspólne wyjścia integracyjne, aby pracownicy mogli się poznać i porozmawiać na żywo, a nie tylko przez e-mail. Dużo łatwiej wtedy o dobrą współpracę pomiędzy ludźmi.
Menedżerowie muszą być nie tylko decydentami, lecz także inspiratorami zdolnymi do motywowania ludzi.
Lee Iacocca
Jakie problemy może stwarzać praca zdalna? Przede wszystkim chodzi o narzędzia ułatwiające kontakty i usprawniające pracę. Rozwój technologii sprzyja pracy zdalnej – powstało wiele komunikatorów, programów do zarządzania projektami, rozdzielania zadań, porządkowania informacji, które pomagają w pracy. Musisz wybrać te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby Waszego zespołu. Kolejny problem stanowi delegowanie zadań. Jako menadżer musisz precyzyjnie i zrozumiale formułować obowiązki, przekazać Twoje oczekiwania aby uniknąć nieporozumień. Trudność w pracy zdalnej stanowi też motywowanie pracowników. Jedyną receptą na to jest dawać uczciwy feedback. Pochwal pracownika jeśli na to zasłużył, na pewno będzie z satysfakcją wykonywał kolejne polecenia.
Dzięki wprowadzaniu nowych praktyk, firmy stają się bardziej produktywne, a także są lepszym miejscem pracy. Zachęcanie pracowników do rozmów, integracji, pracy w domu, czy samoorganizacji – to co kiedyś było nie do pomyślenia, dziś jest rzeczywistością. Jakie trendy czekają nas w 2016 roku?
1. Zdalna praca jako nowy sposób budowania zespołu. Ta opcja daje Ci możliwość znalezienia wykwalifikowanych pracowników, zwłaszcza jeśli szukasz konkretnych umiejętności. Miejsce zamieszkania jest dużym ograniczeniem w pozyskiwaniu talentów, a w tym przypadku problem znika. Wielu menadżerów obawia się, że pracownicy zdalni są bardziej leniwi, ponieważ nikt ich nie nadzoruje, jednak zazwyczaj jest odwrotnie. Starają się bardziej, wkładają większy wysiłek w pracę, żeby nikt im niczego nie zarzucał. Aby praca zdalna była możliwa, potrzebna jest dobra komunikacja. Najlepsze do tego będą platformy komunikacyjne i organizacyjne takie jak na przykład Slack, czy Trello o których wcześniej pisałem. Pozwalają pracownikom pozostać w kontakcie i zapewniają przejrzystość – menadżerowie wiedzą co zespół rzeczywiście robi. Zobacz poprzedni wpis:
Aplikacje pomocne w zarządzaniu projektami
2. Nowe narzędzia pracy zwiększające przejrzystość. Tradycyjne systemy zarządzania zmieniają się. Przechodzimy z e-maili i Offica do szerszych zestawów narzędzi w chmurze, które pozwalają planować, tworzyć, udostępniać i współpracować. Coraz więcej narzędzi do pracy w trybie Agile ma swoje wersje tak na komputery jak i urządzenia mobilne (Trello, dapulse i wiele innych) Odchodzi się od planowania pracownikom czasu na rzecz samorganizacji. W otwartych organizacjach pracownicy mają wgląd do całości projektu i widzą, kto jest za co odpowiedzialny. Dzięki temu rozumieją swoją rolę w zespole, a także w szerszej wziji firmy. Podstawą tej zmiany jest zaufanie. Rolą menadżera jest coaching, usunięcie przeszkód i problemów oraz bycie liderem dla zespołu.
3. Zaangażowanie będzie nadal sprawą największej wagi. 87% firm uważa, że kultura i zaangażowanie to największy priorytet. Podstawą wielu istotnych elementów sukcesu jest aktywność i oddanie zespołu. Według licznych badań aż 70 % pracowników nie jest zaangażowanych w pracę. Ciekawe, czy w tym roku ulegnie to zmianie.
4. Młodsi pracownicy zmieniający styl zarządzania. Kiedy młodsi pracownicy zaczną przejmować nadzór, nastąpi znaczna jakościowa zmiana w stylu zarządzania. Charakter przywództwa ewoluuje w kierunku większej współpracy i mniejszej hierarchizacji.
Firmy, które rosną dzięki rozwojowi i ulepszeniom, nie zginą. Ale kiedy firma przestaje być twórcza, kiedy uważa, że osiągnęła doskonałość i teraz musi tylko produkować – już po niej.
Henry Ford
5. Zespół pracujący na własnym sprzęcie. Koncepcja jest prosta: firmy umożliwiają pracownikom korzystanie z własnych smartfonów, komputerów, tabletów i innych urządzeń elektronicznych. Ten trend przyczynia się do wzrostu mobilnego oprogramowania w zarządzaniu projektami.
6. Odejście od hierarchii, aby wykorzystać mocne strony pracowników. Organizacyjne i kulturowe aspekty firmy są pod ogromnym wpływem kierownictwa i w tych sprawach pracownicy nie mają szansy się wykazać. To zadaniem liderów jest znalezienie pozytywnych i efektywnych sposobów nagradzania różnych mocnych stron pracowników. Mądrzy przywódzcy mogą przyjąć taktykę otwartych dzrzwi i czerpać nowatorskie, postępowe pomysły od swoich zespołów. Hierarchiczne schematy organizacyjne będą musiały być zbudowane na nowo, uwzględniając pracowników, którzy powinni dzielić się pomysłami z decydentami. Lepiej jest stworzyć organizację, w której wielkie idee mogą pochodzić z wewnątrz firmy – od każdego pracownika, niż z zewnątrz – od konkurencji. Indywidualne i kulturowe róznice mają duży potencjał do wprowadzania pozytywnych zmian. Trzeba tylko pokonać wszelkie wątpliwości i iść do przodu.
Poprawa wiąże się ze zmianami, doskonałość wiąże się z częstymi zmianami.
Winston Churchill
7. Społeczna odpowiedzialność biznesu. Jeśli zapytasz właścicieli firm co dla nich jest najważniejsze, mogą po prostu powiedzieć, że zyski. Ale żyjemy w czasach, gdzie cały świat patrzy, firmy nie mogą być anonimowe i nie zwracać uwagi na sprawy społeczne, czy środowiskowe. Ludzie chcą robić interesy z firmami, które działają przejrzyście, uczciwie, etycznie i są społecznie odpowiedzialne. Budowanie zaufania wśród klientów, interesariuszy, pracowników, dostawców to długotrwały proces, który zaprocentuje w przyszłości.
8. Empatia i umiejętności miękkie ważniejsze niż zdolności techniczne. Umiejętności miękkie i komunikatywność zyskują na wartości. Zdolność rozwiązywania konfliktów, radzenie sobie z niejasnościami, dyplomacja, poufność, trafna ocena, zdolności adaptacyjne to pożądane cechy pracowników, na które wzrasta zapotrzebowanie. Liderzy projektów muszą rozwijać pozytywne i konstruktywne sposoby rozwiązania problemów w miarę ich powstawania.
Konflikty w miejscu pracy są częstym zjawiskiem, którego nie da się uniknąć. Ludzie, którzy ze sobą pracują są różni, mają inne cechy charakteru, osobowość i zdarza się, że po prostu nie mogą się dogadać. Czasem są to proste sprawy jak na przykład słuchanie za głośno muzyki. Zadaniem lidera jest łagodzenie i rozwiązywanie sporów pomiędzy pracownikami. Nie wolno bać się konfliktów. Możesz próbować unikać tematu, jednak od niego nie uciekniesz. Natomiast zdolność rozpoznawania konfliktów, rozumienie jego natury, szybka analiza sytuacji to umiejętności dobrego lidera.
Kompromis to sztuka podzielenia jednego ciasta tak, by każdy myślał, że dostał największy kawałek.
Amintore Fantani
Rywalizacja o jak najlepsze wyniki, napięta atmosfera, wyścig po awans, czy walka o klienta – w firmie znajdziemy wiele czynników, które powodują konflikty pomiędzy pracownikami. Twoim zadaniem jest je łagodzić i rozwiązywać, ponieważ takie problemy mogą mieć negatywne konsekwencje dla całej firmy. Wysoka rotacja pracowników (19 proc. osób zmieniających pracę wskazuje na konflikty personalne jako główną przyczynę), zwolnienia chorobowe spowodowane wysokim poziomem stresu, spadek motywacji i wydajności – tego możesz uniknąć. Oto kilka kroków, które musisz podjąć, aby skutecznie uporać się z konfliktami pomiędzy pracownikami i zachować zdrową atmosferę w pracy.
– Przewiduj konflikty. Chowanie głowy w piasek z nadzieją, że problemy Cię ominą nie jest skuteczną metodą ich rozwiązywania. Konflikt rzadko kiedy sam się rozwiązuje – w rzeczywistości zwykle narasta, kiedy nikt się nim aktywnie i prawidłowo nie zajmie. I tu właśnie pojawia się rola menadżera, który musi znaleźć kompromis. Jeśli zauważysz, że „coś wisi w powietrzu” zajmij się tym od samego początku. Tym bardziej, że konflikt w zespole jest stresujący dla wszystkich, a nawet może podzielić współpracowników.
– Dowiedz się, jaki jest prawdziwy powód sporu. Zorganizuj spotkanie z pracownikami zaangażowanymi w konflikt i poświęć godzinę czy dwie na rozpoznanie i skupienie się na sytuacji. Wysłuchaj argumentów obu stron. Poproś o przedstawienie problemu bez wskazywania winnych. Bądź ostrożny i zachowaj obiektywizm. Nie nabieraj uprzedzeń wobec każdej ze stron przy ustalaniu faktów sytuacji. Poproś też strony o identyfikację cech przeszkadzających im u siebie nawzajem. To ćwiczenie pomoże w zalezieniu właściwego rozwiązania.
Połączenie sił to początek, pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces.
Henry Ford
– Wspólnie opracujcie kilka jasnych kroków, aby rozwiązać problem. Określcie razem ze współpracownikami szereg produktywnych działań, które pomogą budować pozytywne relacje. Na przykład, jeśli jeden pracownik jest zirytowany, kiedy jego współpracownik za głośno słucha muzyki, rozwiązanie może być bardzo proste – słuchawki. Jeśli sytuacja jest bardziej angażująca lub emocjonalna, być może trzeba rozważyć udział profesjonalnego mediatora, który pomoże w rozwiązaniu konfliktu.
– Oceń skuteczność działań. Po okresie kilku tygodni umów się na kolejne spotkanie pomiędzy zainteresowanymi stronami, aby określić, jak dobrze problem został rozwiązany. Dodatkowo, sam uważnie śledź sytuację i przygotuj się na prywatną rozmowę z jednym z niezadowolonych pracowników. Tylko kompromis sprawi, że obie strony będą usatysfakcjonowane.
– Określ, czy problemem nie jest nękanie. Wiele konfliktów w miejscu pracy wynika z niezrozumienia lub starcia osobowości, ale w niektórych przypadkach, problem może być o wiele bardziej poważny. Jeśli jakiś pracownik jest obrażany ze względu na płeć, pochodzenie etniczne, orientację seksualną lub inną sprawę osobistą, jest to kwestia nękania i musi być traktowana poważnie. W tej sytuacji należy skonsultować się z prawnikiem i dowiedzieć się, jakie kroki należy podjąć.
Celem wielu liderów jest sprawić, by ludzie mieli o nich jak najlepsze zdanie. Celem wielkiego lidera jest sprawić, by ludzie lepiej myśleli o sobie.
C. Northcutt
Nawet jeśli wiesz, że konkretni pracownicy nigdy się nie polubią lub nie będą wobec siebie przyjacielsko nastawieni, nalegaj, aby nawiązali profesjonalne kontakty zawodowe. Efektywność jest ważna w każdej firmie, a konflikty ją tylko zaburzają. Musisz jawnie i konsekwentnie preferować profesjonalizm we wzajemnej współpracy. W żadnym wypadku nie toleruj aluzji, oskarżeń i innych negatywnych sposobów komunikacji.
Z własnego doświadczenia wiem, że czasem sytuacja jest odwrotna – po rozwiązaniu sporu, osoby wcześniej skłócone dużo lepiej się ze sobą dogadują, szanują się nawzajem i ich współpraca daje lepsze efekty.
Pracujesz w dużej firmie. Masz nad sobą szefa, który ciągle coś od Ciebie chce, co tydzień musisz raportować wyniki swojej pracy, wprowadzać poprawki, wysłuchiwać narzekań menadżera, który strasznie Cię stresuje. Wyobraź sobie sytuację, w której te problemy znikają. To właśnie holokracja – praca bez przełożonych.
Holokracja to taki sposób zarządzania, w którym nie ma tytułów, stanowisk, menadżerów, przełożonych mówiących co pracownicy mają robić. Dla niektórych to istne szaleństwo i chaos, a dla innych nowy sposób na podniesienie efektywności w firmie, pobudzenie kreatywności, przedsiębiorczości i innowacyjności. Największą firmą, która wprowadziła do tej pory holokrację jest należący do Amazona amerykański internetowy sklep obuwniczy Zappos. Natomiast twórcą całej koncepcji jest Brian Robertson, prezes Ternary Software.
Innowacje tworzą się z twórczego burzenia.
Yoshihisa Tabuchi
Jak to działa
Struktura organizacji w holokracji jest rozproszona. Opiera się na organizowaniu pracy, a nie ludzi. Pracownicy nie mają z góry narzuconych zadań do zrobienia. Łączą się w kręgi, zespoły i pełnią w nich różne role, które są wspólnie ustalane na specjalnym spotkaniu. Co prawda istnieje osoba odpowiedzialna za określanie ról i przydzielanie ich do odpowiednich ludzi, ale pracownicy nie muszą się na te ustalenia zgadzać. Każda rola zawiera listę zadań, która jest przypisana do konkretnej osoby w kręgu. Obowiązki te są znane i jawne, a przede wszystkim można je zmienić pod wpływem danej sytuacji, aby były dostosowane do konkretnego projektu. Pracownicy mogą pełnić wiele ról w różnych projektach, tak, by jak najlepiej wykorzystać swój potencjał.
Jeśli chodzi o samo zarządzanie, w holokracji porządek reguluje zbiór zasad, który można przyrównać do konstytucji. Tak jak w państwie przestrzegamy prawa, zasad, norm społecznych – tak samo dzieje się w firmie.
Firmy, które rosną dzięki rozwojowi i ulepszeniom, nie zginą. Ale kiedy firma przestaje być twórcza, kiedy uważa, że osiągnęła doskonałość i teraz musi tylko produkować – już po niej.
Henry Ford
Na regularnych spotkaniach ustalane są szczegóły dotyczące wykonania konkretnego projektu. Każdy pracownik dokładnie wie co musi zostać zrobione, jakie są ograniczenia i kto jest za co odpowiedzialny. Jest w pełni samodzielny i odpowiada za zadania wynikające z wybranej lub przyznanej roli. Oczywiście może być zapytany o postępy prac, ale nikt mu nie powie co ma robić i w jaki sposób.
Chodzi o dopasowanie
No dobrze, ale jeśli ktoś jest nieefektywny i nie nadaje się do swojej roli? W holokracji istnieje specjalny proces, który pozwala to rozwiązać. Osoba dowodząca zespołem może usunąć kogoś z kręgu i zastąpić pracownikiem lepiej spełniającym daną rolę. Poprzednia osoba nie zostanie zwolniona z firmy, ale będzie pracować przy innym projekcie, gdzie będzie mogła wykorzystać swoje mocne strony. Inaczej niż w tradycyjnym zarządzaniu, chodzi o idealne dopasowanie umiejętności pracownika do wykonywanej pracy.
Pokorni ludzie idą zawsze z prądem. Niepokorni próbują iść pod prąd. Cały postęp ludzkości leży dlatego w rękach niepokornych!
Bernard Shaw
Zagrożenia płynące z wprowadzenia holokracji
Nie ma rozwiązań doskonałych, dlatego trzeba zwrócić uwagę na pewne trudności występujące w tej metodzie zarządzania:
– Holokracja może spowodować duży chaos, kiedy firma funkcjonuje według tradycyjnych modeli i schematów i nie jest nastawiona na zmiany.
– Kolejny problem dotyczy finansów – jak ocenić kto co naprawdę wykonał i za co odpowiada? Jak wynagradzać pracowników, przyznawać premię?
– Drastyczna zmiana struktury organizacyjnej może spowodować niechęć i w konsekwencji odejście utalentowanych pracowników, którzy do rozwoju kariery potrzebują określonej ścieżki awansów.
Zmień się lub zgiń. Kiedy tempo zmian zachodzących na zewnątrz firmy jest większe niż tempo zmian wewnątrz, zbliża się koniec.
Jack Welch
Jestem ciekaw jak rozwinie się ten kontrowersyjny trend w zarządzaniu jakim jest holokracja. Może to chwilowa moda, a może odwrotnie, przepis na sukces? Jak na razie firma Zappos odnotowała duży odpływ pracowników, którzy nie chcieli przystosować się do tak drastycznych zmian. Jedną pewną korzyścią jest to, że o tej firmie usłyszał cały świat.
Komunikacja jest podstawową częścią naszego życia. Powstają coraz nowsze technologie usprawniające komunikację, jednak jest to obszar, który wciąż stanowi wyzwanie dla niektórych firm.
Badania firmy About.com z 2014 roku pokazały, że trzy główne powody dlaczego ludzie nie lubią swojej pracy są związane z komunikacją. Największymi problemami są słaba ogólna komunikacja lub zmiany, które nie są dobrze lub wcale komunikowane.
Kto mówi językiem niezrozumiałym dla nikogo poza nim, nie mówi w ogóle. Mówić, to mówić do kogoś.
Hans Georg Gadamer
Słaba komunikacja, czy też nieporozumienia z nią związane są powszechnym problemem. Zobaczmy dlaczego tak jest:
1. Zła komunikacja, czy też jej brak prowadzi do powstawania plotek, pogłosek, podejrzeń, czy nawet urazy. Kiedy ludzie nie wiedzą co się dzieje, sami próbują sobie to dopowiedzieć. Często zakładają najgorsze i pesymistyczne scenariusze. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że kiedy do firmy przyjeżdżają właściciele, wszyscy podejrzewają, że szykują się zwolnienia, nawet jeśli nie ma co do tego podstaw.
2. Brak komunikacji = spadek produktywności. Jak pracownicy mają skończyć pracę, skoro nie wiedzą dokładnie jakie zadania mają zrobić albo w jakim celu tym mają się zająć? Marnują czas na zastanawianiu się, co mają w danej chwili robić i jak bardzo mają się zaangażować w zadanie. Wydajność wymaga jasnego planu – poczucie co robić i kiedy, nie mówiąc już o tym jak i dlaczego.
3. Rodzi niepewność i wątpliwości. Pracownicy mogą zacząć kwestionować swoją pracę, obowiązki, ich pozycje w firmie, a nawet własną wartość. Brak komunikacji zaburza pewność siebie i podnosi stres. Jeśli nie czują wsparcia, muszą się domyślać, co ma na myśli ich menadżer, nie będą odnosić sukcesów. Najlepszym sposobem aby rozwiać wszelkie wątpliwości jest otwarta komunikacja.
4. Prowadzi do gorszej obsługi klienta. Nieporozumienia w komunikacji nie tylko wpływają na produktywność pracowników, zespołów. Kiedy problemy komunikacyjne docierają do klientów firmy, sprawa jest już bardzo poważna. Jak firma nie działa płynnie, nie trzeba długo czekać aby to wpłynęło na jej funkcjonowanie. Klienci nie otrzymują swoich zamówień na czas albo mają jakąś sprawę do załatwienia, a są odsyłani od działu do działu, bo nikt nie potrafi się zająć danym problemem. Sprawna komunikacja pozwoliłaby uniknąć wielu błędów. A jeśli już do nich dochodzi, jasna komunikacja pozwala je szybko i skutecznie rozwiązać. Wiadomo, klient, który uzyskał pozytywną reklamację, czy rozwiązanie problemu docenia starania firmy i jest wobec niej jeszcze bardziej lojalny.
Umiejętność komunikowania się, stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny.
John D. Rockefeller
5. Większa rotacja pracowników. Jeśli pracownik czuje się nieszczęśliwy, zastanawia się nad odejściem z firmy, przejściem do konkurencji. Niepewność i wątpliwości, słaba wydajność, tworzące się plotki sprawiają, że pracownik nie czuje się zaangażowany i usatysfakcjonowany z pracy. Nie czuje się dumny z tego co robi. I wtedy postanawia odejść.
Co mogą zrobić firmy, aby upewnić się, że pracownicy słuchają, rozumieją i podejmują właściwe działania? Otwarta i zgodna komunikacja jest rozwiązaniem. Trzeba zmierzyć się z problemami i barierami w komunikacji. Pracownicy muszą mieć dokładną instrukcję, co robić, w jaki sposób i w jakim celu.
Jedynym sposobem wywarcia wpływu na drugiego człowieka jest rozmowa o jego pragnieniach i pokazanie mu, jak je może spełnić.
Dale Carnegie
Jeśli chcesz aby pracownicy w pełni zaangażowali się w projekt, zostaw im trochę swobody, aby mogli się wykazać. Nigdy nie zakładaj, że wiesz co Twoi pracownicy myślą. Niech Ci powiedzą sami. Pozwól im wyrazić zdanie przy podejmowaniu jakiejś decyzji. Bądź otwarty na nowe pomysły. Nie bój się dyskusji. Coraz więcej menadżerów zachęca swoich pracowników do niezgadzania się z nimi, najlepiej na forum firmy.
Jeśli zostawisz pole do interpretacji, to właśnie ją dostaniesz. I tak jak już wcześniej wspomniałem, niejasność i niepewność mogą łatwo doprowadzić do plotek. Dlatego tak ważne jest, aby wyrażać się prosto, jasno i szczerze, bez względu na to, czy wiadomość jest zła czy dobra. Uwierzcie, nieprawidłowe przekazanie złych informacji jest jeszcze gorsze.
Pracownicy nowoczesnych firm są chętni do czynnego udziału w życiu organizacji. Jasny przekaz w komunikacji jest kluczem do sukcesu.
Umiejętność negocjowania w biznesie często przesądza o porażce lub sukcesie przetargów, czy nowych kontraktów. Obie strony o różnych interesach dążą do wypracowania jak najlepszego rozwiązania. Trochę tak jak z przeciąganiem liny. Firmy przed podjęciem współpracy chcą wynegocjować dla siebie jak najkorzystniejsze warunki. Bez podstawowej wiedzy, jesteśmy na straconej pozycji. Myślę, że każdemu przyda się kilka wskazówek, które pomogą w skutecznych negocjacjach.
– Nie bój się mówić o tym, czego chcesz. Dobrzy negocjatorzy są asertywni, kwestionują wszystko i wiedzą, że każda rzecz może podlegać negocjacjom. Musisz wprost mówić o swoich oczekiwaniach i nie przyjmować odmownej odpowiedzi. Ćwicz umiejętność wyrażania swojego stanowiska bez lęku czy gniewu. Druga strona powinna wiedzieć czego chcesz, ale nie traktować tego jako groźbę. Jak wiecie, jest pewna różnica pomiędzy asertywnością a agresją. Jesteś asertywny kiedy dbasz o swój interes i równocześnie zachowujesz szacunek dla sprawy innych. Wtedy są to świadome negocjacje.
Bądź realistą. Chciej niemożliwego.
Emre Yilmaz
– Słuchaj rozmówcy. Negocjatorzy są detektywami. Zadają dociekliwe pytania i oczekują odpowiedzi. Druga strona powie Ci wszystko co musisz wiedzieć, wystarczy tylko słuchać. W ten sposób można rozwiązać wiele konfliktów. Jesteśmy tak zajęci, upewniając się, że ludzie słyszą to, co mamy do powiedzenia, że zapominamy słuchać. Zachęć drugiego negocjatora do długich odpowiedzi, przez zadanie wielu otwartych pytań.
– Przygotuj się do rozmowy. Zbierz jak najwięcej istotnych informacji już przed negocjacjami. Dowiedz się, jakie są potrzeby drugiej strony, jaką presję czują, czy jakie mają opcje do wyboru. To bardzo istotna część udanych negocjacji. Nie podejmiesz trafnych decyzji bez zrozumienia sytuacji innych. Pamiętaj, wiedza może być Twoją przewagą.
Negocjuj aby zwyciężać.
Jim Thomas
– Nie spiesz się. Bycie cierpliwym jest trudne. Zawsze chcemy mieć już z głowy różne sprawy, a pośpiech nie sprzyja udanym negocjacjom. Robimy przy tym więcej błędów i zgadzamy się na niekorzystne warunki. Z własnego doświadczenia wiem, że kiedy rozmówcy zależy na czasie, łatwiej jest mi go przekonać do swoich racji.
– Mierz wysoko i oczekuj najlepszych wyników. Powinieneś być optymistą. Jeśli oczekujesz więcej, to dostaniesz więcej. Taką taktykę przyjmują sprzedawcy – zawsze żądają więcej niż naprawdę oczekują. Zawsze możesz pójść na drobne kompromisy.
– Bądź czujny. Często bywa tak, że pierwsza przedstawiona propozycja jest dla nas niekorzystna. Musisz wykazać się rozsądkiem i cierpliwością. Trzeba wypracować wspólne ustępstwa, żeby każda ze stron była zadowolona.
W biznesie nie dostajesz tego, na co zasługujesz. Dostajesz to, co wynegocjujesz.
Cehster Karass
– Ustępowanie jest sztuką. Powoli i niełatwo zgadzaj się na ustępstwa. Twój rozmówca wtedy bardziej doceni Twoją zgodę. Nie każde ustępstwo trzeba też odwzajemniać. Bardzo ważne jest, aby nie ustępować w sprawie dla Ciebie najważniejszej. Taki ruch osłabi Twoją pozycję jako negocjatora. Nie okazuj radości, kiedy druga strona zgodzi się na Twój warunek. Podczas negocjacji, tak jak w pokerze, trzeba jak najmniej dać po sobie poznać. Upewnij się też, że rozmówca dokładnie zrozumiał wspólne ustalenia. Ustępstwa nie mogą być zbyt małe – możesz narazić się na śmieszność, ale też nie za duże – budzą wątpliwości co do realności ich wykonania.
– Pozostaw dobre wrażenie. Nawet jeśli negocjacje zakończą się niepowodzeniem, okaż szacunek rozmówcy i pozytywnie zakończ spotkanie.
Człowiek, który podjął decyzję, by zwyciężyć, nigdy nie powie „niemożliwe”. – Napoleon Bonaparte
Jeśli jesteś menadżerem, nie możesz wziąć wolnego od motywowania swojego zespołu. Niedoceniana praca powoduje spadek satysfakcji i zaangażowania, a nawet hamuje kreatywność. Jeśli Twój pracownik wykona świetną robotę – skończy projekt przed czasem, zaproponuje przydatne usprawnienia albo uspokoi i zadowoli zdenerwowanego na firmę klienta – Ty jako menadżer powinieneś mu to wynagrodzić.
Często jest tak, że nie masz takiej władzy, aby dać pracownikowi dzień wolnego, czy premię, sam wiem jak to jest. Ale nic straconego. Jak się okazuje, te rzeczy wcale nie są kluczem do zadowolenia pracownika. Jednym z najbardziej efektywnych sposobów nagrodzenia zespołu za dobrze wykonaną pracę jest po prostu docenienie jego ciężkiej pracy i umiejętności.
Według badań przeprowadzonych przez Bersin & Associates, firmy, które pokazują swoje uznanie dla zespołu, mają o 31% niższy wskaźnik dobrowolnych odejść pracowników, niż firmy, które tego nie robią. To pokazuje, że personel jest po prostu szczęśliwszy. Sama psychologia wskazuje, że pracownicy nagrodzeni za dobrą pracę są skłonni do powtarzania swojego zachowania. A to w dłuższym okresie prowadzi do zbudowania silnej firmy.
Każdy głupi potrafi krytykować, potępiać i narzekać, ale potrzeba charakteru i samokontroli, by być rozumiejącym i przebaczającym. – Dale Carnegie
Ta metoda może wydawać się prosta, jednak zanim zaczniesz wyliczać komplementy, przedstawię kilka wskazówek, aby Twoje starania były możliwie najefektywniejsze.
Poczekaj, aż pochwała będzie w pełni zasłużona. Jeśli gracie w jednej drużynie i każdy z jej członków na koniec sezonu otrzyma trofeum , to z pewnościa byłby to miły gest. Jednak nagroda nie będzie żadnym wyróżnieniem i traci na znaczeniu. Z drugiej strony, kiedy przyznajemy tylko jedno pierwsze miejsce, to nagroda będzie niezwykle ważnym osiągnięciem. To samo dotyczy doceniania pracowników. Komplementy nie będą wartościowe, jeśli będziesz je prawić bez powodu i ogólnie do całego zespołu. Jeśli prezes Twojej firmy pochwala kogoś raz na rok, to wiadomo, że jest to ogromne wyróżnienie.
Pochwały dla pracowników są ważną częścią motywacji. Oczywiście każdy powinien zdobyć uznanie w jakimś temacie, ale tylko wtedy, kiedy naprawdę na to zasługuje.
Wybierz sposób pochwały. Niektórzy wolą dostawać komplementy w towarzystwie całej firmy, a dla innych będzie to bardzo zawstydzające. Jako menadżer, powinien wiedzieć jakie są preferencje Twoich pracowników.
Może Was to zaskoczy, ale pochwała nie zawsze musi być bezpośrednia, by była efektywna. Miałem kiedyś taką sytuację, że dostałem e-mail od pracownika, który przechodził na emeryturę. Chciał podziękować za moje dobre przywództwo, poświęcenie zespołowi i wspaniałą atmosferę. Tę wiadomość wysłał także do moich przełożonych. Był to bardzo miły gest.
Motywacja jest jak lokomotywa ciągnąca za sobą przepełnione wagony pragnień. – Lidia Szafrańska
Zadbaj o szczególne słownictwo. Można powiedzieć „dobra robota”, ale rozbudowane zdanie bardziej podziała na efektywność pracownika – „dziękuję, za Twoje zaangażowanie w projekt. Dzięki Tobie klient na pewno będzie zadowolony. Wkładasz w to dużo wysiłku”.
Zaangażuj innych. To oczywiste, że pracownicy powinni usłyszeć komplementy od swojego menadżera. To on widzi ile pracy zespół poświęca w projekt każdego dnia. Ale wspomniane wcześniej badania wykazują, że ważnymi pochwałami są też te otrzymane od współpracowników. Dobrym pomysłem jest, aby na spotkaniu zespołu każdy podzielił się swoimi obserwacjami i wyróżnił kolegów za dobrą współpracę.
Na pewno zastanawiasz się, jak często komplementować pracowników. A czy słyszałeś, aby jakiś pracownik narzekał na przesadne pochwalanie?
Z roku na rok zwiększa się liczba firm, które rezygnują z systemu okresowej oceny pracowników. Zrobiły to takie firmy jak Juniper, czy Adobe. Pracodawcy nadal płacą za wydajność, jednak zmienia się stosunek do tego tematu. Dlaczego tak się dzieje?
Na pewno to znacie: co roku w Waszej firmie odbywa się rozmowa z pracownikami na temat wydajności, jakości pracy, dalszego rozwoju, mocnych i słabych stron itd. Później na podstawie danych punktowych wylicza się jego wydajność, jakość pracy itd.. Taki przegląd wydajności w praktyce niestety nie zawsze mówi prawdę na temat tego, czy dany pracownik dobrze wykonuje swoją pracę, czy przyczynia się do rozwoju firmy i wzmocnienia jej pozycji rynkowej. Wiemy natomiast, że pracownik osiągnął wysoki wynik w tych kategoriach, które są mierzone za pomocą punktów. Członek zespołu, który osiągnął wysoką punktację może być w rzeczywistości słabym pracownikiem, czasem działającym nawet na szkodę firmy. I na odwrót, ktoś, kto nie ma wysokiej punktacji, mógł aktywnie działać pomiędzy departamentami w firmie, angażować się w projekty realizowane przez zespoły, o których jego bezpośredni przełożony nawet nie wie, albo ich nie rozumie.
Firmy zaczęły stawiać na lepszą komunikację pomiędzy menadżerami i ich zespołami. Wyniki przestały być traktowane jednostkowo, ale jako praca wielu osób. Ten trend rozpoczął się, kiedy odkryliśmy, że standardowe oceny wydajności i wartościowanie pracowników na skali ocen są nieskuteczne. Co prawda odejście od skali ocen nie jest dobrze przyjmowane, ponieważ firmy uwielbiają określać jednostkowo i prawie wszystko analizować, ale w połowie 2015 roku trend przyspieszył. Firmy konsultingowe takie jak Deloitte i Accenture, a także Cigna, globalna firma świadcząca usługi zdrowotne, zapowiedziały zmiany w swoich systemach. Według badań firmy Bersin, około 70% firm na świecie obecnie zmienia swoją strategię zarządzania wydajnością.
Menedżerowie muszą być nie tylko decydentami, lecz także inspiratorami zdolnymi do motywowania ludzi.
Lee Iacocca
Cztery wyraźne czynniki, które wskazują na przyspieszenie trendu:
– Zmieniający się charakter pracy. Niektórzy pracownicy potrzebują określenia celów na miesiąc, albo nawet na jeden tydzień. Więcej niż kiedykolwiek pracujemy w grupach. Wielu ludzi jest zaangażowanych w kilka projektów lub w zespoły, które są rozsiane po całym świecie. Menadżerowi wtedy ciężko określić wydajność takiego pracownika, kiedy pracuje w różnych zespołach i robi coś, czego menadżer nie widzi albo nawet nie rozumie. Standardowe przeglądy wyników dostarczane raz w roku nie są już adekwatne do sposobów w jaki pracujemy dzisiaj.
– Dobra współpraca to podstawa. Firmy, które dokonały zmiany zauważyły, że konwencjonalny system oceny hamuje współpracę. Menadżer nie ma możliwości nagrodzenia całego zespołu za dobrze wykonane zadanie. Musi wybrać najlepszych, pomimo tego, że każdy ciężko pracował na sukces. W rezultacie pracownicy zamiast współpracować ze sobą, rywalizują o nagrodę. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że kiedy nie ma ocen, współpraca rozkwita. Już wcześniej pisałem także, jak ważne jest budowanie relacji w zespole.
– Przyciąganie i utrzymanie talentów. Firmy odchodzą od ocen, dlatego by rozmawiać z pracownikami o ich rozwoju częściej niż raz, czy dwa razy w roku. Częstsza komunikacja sprzyja zaangażowaniu pracowników i rozwojowi ich talentów. Menadżerowie wiedzą też, co konkretnie robią ich pracownicy, dlatego zarobki są sprawiedliwe i w pełni zasłużone.
– Potrzeba szybszego rozwoju. Usunięcie ocen powoduje szybszy rozwój pracownika. Rozmowy odbywają się częściej, są bardziej szczere i otwarte, ponieważ żadna ze stron nie musi się martwić o uzasadnienie oceny na koniec roku. Zespół czuje się bezpieczniej i chętniej przedstawia nowe propozycje.
Celem wielu liderów jest sprawić, by ludzie mieli o nich jak najlepsze zdanie. Celem wielkiego lidera jest sprawić, by ludzie lepiej myśleli o sobie.
C. Northcutt
Pracownicy i menadżerowie poświęcają ogromną ilość czasu na ocenach wydajności. Problem polega na tym, że wiele z tego to rozmowy o samych ocenach. Firmy, które usunęły system ocen, omawiają wyniki osiągnięte w przeszłości, a także rozmawiają o przyszłości i rozwoju. Taki sposób jest korzystniejszy dla obu stron.
Henry Ford kiedyś powiedział: „Jeśli istnieje coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”. Dzisiaj nazywamy to outsourcingiem.
Outsourcing dotyczy zlecania zadań, które dotychczas były realizowane w przedsiębiorstwie. Ta metoda bardzo szybko się rozwija. Obecnie juz powyżej 90 procent największych polskich firm powierza przynajmniej jedną ze swych działalności wykonawcy zewnętrznemu. Najczęściej zlecanymi usługami są: utrzymanie czystości, ochrona, logistyka, kadry i płace, ekologia, obsługa prawna oraz informatyka.
Kieruj swoim interesem, bo inaczej on tobą pokieruje.
Benjamin Franklin
Jakie korzyści możemy osiągnąć?
– Koncentracja na najważniejszych celach firmy, przez co wzrasta efektywność – jeśli czegoś nie potrafimy, będziemy musieli poświęcać na to więcej uwagi. Jeśli zlecimy komuś – możemy skupić się na rzeczach najważniejszych dla naszej firmy.
– Niższe koszty – wynajęcie pracownika zewnętrznego jest często tańsze niż utrzymanie w firmie całego działu, czy zespołu. Oszczędzamy, bo nie musimy wydawać pieniędzy na rekrutację, szkolenia i urlopy.
– Płacimy za usługę wtedy, kiedy jej potrzebujemy – nie musimy się martwić o utrzymanie pracowników lub ich zwalnianie, gdy skończymy jakiś projekt.
– Dostęp do wiedzy, know-how, nowych technologii, czy narzędzi, których nasza firma nie posiada.
– Poprawa jakości – jeśli wybierzemy firmę wysoce wyspecjalizowaną, to jakość naszej usługi się polepszy.
Wady outsourcingu
– Uzależnienie się – nasza firma jest zależna od innej, przez co mogą dyktować nam warunki – np. podnieść ceny.
– Utrzymanie jakości – zlecając zewnętrznej firmie jakąś usługę, mamy mniejszy wpływ na jakość. Nad swoimi pracownikami mamy większą kontrolę.
– Komunikacja – z własnym pracownikiem łatwiej jest się dogadać, ponieważ jest na miejscu. Kiedy zlecamy komuś zadanie, to często pracuje się zdalnie, przez co ten kontakt jest utrudniony.
Jeśli nie masz pojęcia o diamentach, poznaj jubilera.
Warren Buffett
Wiele firm stosuje outsourcing z powodzeniem. Dzięki doświadczeniu dobrych managerów udaje się unikać zagrożeń jakie ze sobą niesie. Pozwala na skupienie się zespołu na głównych projektach firmy. O czym należy pamiętać podczas wprowadzania outsourcingu?
Zasady udanego outsourcingu
1. Przy wyborze firmy ousourcingowej sprawdź opinie o niej, referencje i kwalifikacje, a także jakie projekty realizowała.
2. Ustal dokładnie czego oczekujesz od drugiej strony i zastanów się, jakie konkretne zadania chcesz zlecić.
3. Dokładnie określ zakres odpowiedzialności i zdefiniuj ramy współpracy.
4. Graj w „otwarte karty”. Z własnego doświadczenia wiem, że sprawna komunikacja i wzajemne zaufanie to podstawa. Takie partnerstwo to związek długotrwały, dlatego trzeba dbać o wspólne relacje.
5. Przygotuj scenariusz awaryjny na wypadek zakończenia współpracy. Z kontraktem outsourcingowym jest jak z małżeństwem. Na początku każdy chce, by trwało jak najdłużej, a z czasem… bywa z tym różnie.
Nie sądzę, by ktokolwiek urodził się ze smykałką do handlu. Za to każdy z nas ma szansę zostać tym, kim zechce.
Frank Bettger
Outsourcing w praktyce
Przykładem na skalę światową może być chociażby British Airways. Korzystając z usług tej firmy jesteśmy przekonani, że lecimy jej samolotem – jednak tak nie jest. Samolot nosi znaki tej firmy, załoga – jej uniformy, ale nasza podróż to usługa zlecona w całości podwykonawcom w ramach outsourcingu.
Kolejnym zagranicznym przykładem jest „Puma”, która zleca wytwarzanie swoich produktów podwykonawcom, sama udostępnia jedynie swoje logo i sieć sprzedaży. Nie jest również przypadkiem, że producent obuwia sportowego „Nike” nie posiada ani jednej własnej fabryki, definiując siebie nie jako firmę produkującą, ale jako projektującą i sprzedającą obuwie.
Kultura Indii jest złożona, dlatego też trudna do poznania. Dominuje tutaj wielonarodowość, wielojęzyczność i wieloreligijność. Hindusi są zazwyczaj przyjaźnie nastawieni i gościnni, jednak należy pamiętać, że mają zupełnie inną mentalność i kulturę. Z własnego doświadczenia wiem, że hinduski rynek stanowi trudny obszar dla polskich biznesmenów. Warto poznać trochę reguł i zasad, jakimi charakteryzuje się tamtejszy świat interesów.
– Nie spóźniaj się na spotkania. Chociaż Hindusi często każą na siebie czekać, doceniają punktualność rozmówcy. Bardzo dużo czasu poświęcają na wzajemne poznawanie się. W Indiach trzeba być cierpliwym, ponieważ Hindusi nie lubią pośpiechu. Mają lekki stosunek do upływającego czasu i punktualności. Nastaw się na długie i twarde rozmowy. Tam prowadzi się bazarowy styl negocjacji – uwielbiają się targować. Nie lubią nerwowości oraz agresji. Jest to według nich oznaka słabości.
Nie trać nigdy cierpliwości; to jest ostatni klucz, który otwiera drzwi.
Antoine de Saint-Exupéry
– Na spotkania w Indiach umawiaj się z dużym wyprzedzeniem, przypominaj o nich wcześniej, także tuż po przyjeździe. Opracuj również tematy rozmów, ponieważ Hinduscy przedsiębiorcy lubią znać wcześniej tematykę spotkania. Później przygotuj krótką notkę z najważniejszymi punktami negocjacji.
– Strój powinien być oficjalny, konserwatywny, bez zbytniej nonszalancji. Kobiety muszą pamiętać o założeniu rajstop i butów zakrywających stopy.
– Musisz wziąć pod uwagę, że w Indiach częściej niż w Europie wymienia się wizytówkami (koniecznie w języku angielskim). Ich wymiana następuje po uściśnięciu dłoni.
– Jeśli chodzi o powitanie, to na spotkaniu biznesowym goście witają się poprzez uścisk dłoni. Najpierw trzeba się zwrócić do osoby najstarszej.
Sztuka bycia mądrym polega na tym, by wiedzieć, co pomijać.
Wiliam James
– Język angielski jest powszechnie stosowany w biznesie, jednak jest przeplatany tak wieloma regionalnymi zwrotami, że nieobeznany z nim Europejczyk może mieć z tym problemy. Aby komunikacja była sprawna, lepiej wziąć ze sobą tłumacza.
– Nie bądź zaskoczony, kiedy rozmowy nagle zostaną przerwane, ponieważ hinduski partner przypomniał sobie, że na przykład musi do kogoś zadzwonić. U nich załatwianie jednocześnie kilku różnych interesów jest całkowicie normalne.
– Tak jak w przypadku Chińczyków – Hindusi nie odmawiają wprost. Używają określeń „zobaczymy”, „być może”. Często też kiwają głową, co nie oznacza, że zgadzają się z rozmówcą. Mój znajomy prowadził tam kiedyś negocjacje i podsumował je tak: Hindusi jedno mówią, drugie robią, a trzecie przemilczą.
– W Indiach bardzo często wymienia się prezentami. Nie uważa się tego za rzecz niestosowną. Popularne jest podarowanie zagranicznemu gościowi naszyjnika z kwiatów, które trzeba zawiesić sobie na szyi. Można go zdjąć tylko na wyraźny sygnał.
Cierpliwość jest gorzka, ale jej owoce są słodkie.
Jean-Jacques Rousseau
– Indie to bardzo gościnny naród. Często zapraszają na wspólną kolację lub obiad. Jeżeli pójdziecie do restauracji, to rachunek reguluje zawsze osoba zapraszająca. Jeśli dostałeś zaproszenie na obiad do domu, musisz je przyjąć. Zapytaj o dress code. Taka wizyta na pewno nie będzie krótka – Hindusi celebrują jedzenie. Przed i po posiłku zazwyczaj myje się ręce. Nie należy krytykować kuchni indyjskiej, ponieważ Hindusi są do niej przywiązani i uważają ją za najlepszą i najzdrowszą. W rozmowach unikaj tematu polityki, nędzy i nie krytykuj indyjskich obyczajów, kultury.
– W środkach transportu najlepiej płacić kwotą odliczoną, ponieważ w innym wypadku nie dostaniemy reszty.
