Wyprowadzanie zadań na zewnątrz struktury przedsiębiorstw ma wiele zalet. Często bardziej optymalne jest zlecenie realizacji projektu na zewnątrz niż utrzymywanie specjalistycznej komórki wewnątrz firmy. Przechodzenie przez proces rekrutacji i zapewnianie im stałego zasobu zadań. Im węższa jest specjalizacja danego projektu, tym bardziej korzystne może okazać się zlecenie go na zewnątrz. Udział podwykonawców w rynku stale rośnie od wielu lat. Czy nam się to podoba, czy nie, musimy się oswoić z tą formą współpracy, bo niemal żadna duża firma nie może już istnieć bez stałej współpracy z podwykonawcami. Poniżej przedstawiam kilka najważniejszych kwestii, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze, a potem podczas współpracy:
Komunikacja – Ciężko jest sobie wyobrazić cokolwiek innego na pierwszym miejscu niż komunikacja. Jeśli firma regularnie odpowiada na maile, pracują w niej ludzie, do których można się bez trudności dodzwonić, umówić na spotkanie, współpraca powinna układać się nieźle. Nawet jeśli pojawią się problemy, prawdopodobnie uda się je szybko rozwiązać. Przy współpracy na większe odległości warto też zwrócić uwagę na strefy czasowe. Jeśli prowadzimy intensywną komunikację, a po drugiej stronie jest środek nocy, na wszystkie maile otrzymamy odpowiedzi dopiero na drugi dzień. Tego typu poślizg komunikacyjny może ostatecznie przedłużyć znacznie realizację projektu. Zwłaszcza jeśli szczegółowa specyfikacja projektu musi powstawać wraz z postępami prac.
Małe zlecenie sondujące – Na początek, zamiast od razu rzucać się na głęboką wodę i zlecać firmie wykonanie projektu o wartości setek tysięcy złotych, czy nawet milionów. Lepiej jest zlecić jedno lub kilka małych projektów do realizacji. Zwrócić uwagę na jakość komunikacji, poziom współpracy. Nastawienie podwykonawcy do projektu. To daje dobry fundament do dalszej współpracy. Firmy uczą się siebie nawzajem, wypracowują podstawy, które zaprocentują przy większych zleceniach. Tutaj też szybko uda się wychwycić wszelkie uchybienia i potencjalne problemy. Może okazać się, że podwykonawca jest zupełnie nieodpowiedzialny i lepiej jest dowiedzieć się o tym zanim podpiszemy z nim duży, długoterminowy kontrakt.
Sprawdzić firmę – To absolutna podstawa, o której wciąż wiele osób zapomina. A może raczej zaniedbuje. Należy sprawdzić historię firmy, kompetencje pracowników. Jeśli firma ma dużą rotację specjalistów, może się okazać, że nie ma ona zasobów, aby wykonać nasz projekt. Zdecydowanie warto skontaktować się z wcześniejszymi klientami i bezpośrednio porozmawiać o jakości współpracy. W Polsce to wciąż rzadka praktyka, tymczasem na zachodzie jest to powszechnie stosowana metoda weryfikacji partnerów biznesowych. Nie ma w tym nic ze wścibskości, czy nieuprzejmości. Dbamy przecież o to, aby efektywnie wydać pieniądze przeznaczone na projekt. Gdy kupujemy używany samochód, też lubimy wiedzieć, kim byli poprzedni właściciele.
Jasne zasady – Aby uniknąć zaskoczenia, dodatkowych kosztów, czy nawet zerwania umowy, należy szczegółowo określić zakres prac. Upewnić się, że zakres jest zrozumiały dla każdej ze stron i wszyscy się z nim zgadzają. Określić kto będzie odpowiedzialny za poszczególne elementy projektu po obu stronach, nie tylko u podwykonawcy. Tutaj też warto zadbać, aby po naszej stronie dostarczyć podwykonawcy wszystkich informacji i narzędzi, których może od nas oczekiwać, terminowo i zgodnie z ustaleniami.
Dedykowane osoby do kontaktu – Tak w Twoim przedsiębiorstwie, jak również u podwykonawcy. Konkretne osoby, przez które przechodzą wszystkie komunikaty obu firm będą stanowić najlepsze źródło wiedzy i zapewnią czytelność komunikacji. Gdy projekt jest bardzo rozległy (wymaga wielu specjalistów, z różnych dziedzin), należy starać się, aby liczba osób dedykowanych do komunikacji nie była zbyt duża, a zasady klarowne. Nie może się zdarzyć, że podległy nam pracownik zleca podwykonawcy zadanie, które jest sprzeczne z zadaniem zleconym przez innego pracownika, lub kierownika projektu.
Kompromis – Zazwyczaj nie wszystko idzie zgodnie z planem. Zdarzają się problemy, przeszkody, ludzie popełniają błędy. Część prac się opóźnia, lub rezultaty nie są wystarczająco zadowalające. To chleb powszedni współpracy z podwykonawcami. Koszty związane ze zmianą firmy wykonującej projekt, opóźnienia z tym związane, mogą być bardzo dużym ciosem dla firmy. Dlatego tak ważna jest komunikacja, o której wspomniałem na samym początku. Dobry kontakt pozwala szybko wychwycić potencjalne problemy i utrudnienia. Czasem trzeba iść na kompromis. W połowie projektu usiąść przy stole i renegocjować stawkę, lub zakres prac. Trzeba być na to gotowym i podejść do całej sytuacji możliwie spokojnie. Nie warto iść na noże, bo to nigdy niczego dobrego nie przyniesie. Dialog i szukanie najlepszego możliwego rozwiązania przyniesie najbardziej pozytywne efekty.
