Duży projekt. Zespół składający się z kilkunastu osób, które realizują zadania wzajemne ze sobą powiązane i uzależnione. Kilka ścieżek wykonywania podprojektów. Masa załączników, harmonogramów, wstępnych koncepcji, akceptacji poszczególnych elementów – część z tych dokumentów przyda nam się tylko raz, do niektórych wrócimy później. Założę się, że dobrze to znasz.
Jakie narzędzia wykorzystać do sprawnego zarządzania projektem, do komunikacji pomiędzy zespołem, do nadzorowania pracy? Dziś chciałbym Wam przedstawić kilka rozwiązań, które mogą być bardzo pomocne w takich sytuacjach w pracy.
JIRA – potężne narzędzie do pracy grupowej przy realizacji projektów. Bardzo duża ilość dodatków, modułów, które usprawnią pracę w różnych metodykach np. scrum lub kanban. Narzędzie jest w pełni konfigurowalne, doskonale nada się do pracy w małych grupach, jak i w wielkich korporacjach. Dostępne są różne plany cenowe zarówno w modelu cloud, jak również z opcją instalacji lokalnej, na własnym serwerze. Na początku JIRA może trochę przytłaczać mnogością funkcji, ale po odpowiedniej konfiguracji i dostosowaniu do potrzeb, zespół bardzo szybko się wdraża.
dapulse – kolejne narzędzie warte uwagi. Potrafi usprawnić pracę managera przy nadzorowaniu pracy zespołu. W jednym miejscu możesz widzieć aktualny postęp, przez co łatwiej będzie ci rozplanować dalszą pracę. User interface odznacza się nowoczesnością i jest po prostu ładny (czego nie można powiedzieć z takim przekonaniem o aplikacji JIRA). DaPulse cechuje się nowoczesnym, czytelnym interfejsem, łatwością dystrybucji i archiwizacji pracy. Dobrze sprawdza się przy pracy w Agile. Dużą zaletą DaPulse jest możliwosć dodawania dużych załączników, wielu dokumentów. Które później mogą być wyświetlane bezpośrednio w DaPulse bez konieczności pobierania ich na komputer osobisty. Pozwala to na utrzymywanie dużej bazy materiałów, które nie gubią się wśród maili, tylko mają jedno stałe miejsce.
Trello – początkowo może wydawać się, że jest to dość prosta aplikacja, jednak po bliższym przyjrzeniu zobaczymy, że drzemie w niej spora moc, jednak pozostaje w tyle za JIRA i dapulse pod względem mnogości rozwiązań. W podstawowej wersji jest darmowa (tak ma pozostać na zawsze), jeśli zależy nam na bardziej rozbudowanym pakiecie, zawsze możemy skorzystać z opcji „business class” lub „gold”. Aplikacja jest bardzo mocno intuicyjna.
Slack – to kolejne narzędzie do zarządzania projektami z bardzo rozwiniętym modułem do komunikacji wewnętrznej. Umożliwia integrację z narzędziami zewnętrznymi m.in. Asana, Dropbox, Google Docs, GitHub. Oferuje komplet aplikacji mobilnych, zarówno na iOS, jak i na Androida. Slack jest bardzo popularny wśród startupów. Najmniejszy pakiet jest za darmo, ale raczej będzie użyteczny tylko dla mikrozespołów.
Narzędzi na rynku jest sporo, można by dalej wymieniać, chociażby Asana, Podio, BugHerd. Co warto wziąć pod uwagę przy wdrożeniu takich rozwiązań w zespole?
Na końcu chciałbym, byś wziął pod rozwagę jeszcze jeden bardzo istotny fakt, dla którego warto korzystać z takich aplikacji w firmie. Bardzo często się zdarza, że większość dokumentów i wiedzy pracownicy trzymają w załącznikach na swoich skrzynkach mailowych. Gdy taka osoba odchodzi z firmy, praktycznie niemożliwe jest wydobycie całości (potrzebne są długie godziny na przejrzenie materiału i pokatalogowanie). A tak, jeśli zadbasz o to, by Twoi pracownicy od początku katalogowali dokumenty w odpowiedni sposób, unikniesz takich sytuacji.
